Implantación
Datos de salud de la plantilla: qué puedes saber y qué no
Son datos de categoría especial y el margen de la empresa es estrecho. Qué información puede manejar, qué no puede pedir, cómo se diseña un programa que no genere un problema y por qué esto es además la base de la confianza.
Escrito por Roger Pont Bosch · fisioterapeuta colegiado Nº 15266 · tiempo de lector: 8 minutos ·
Este es el artículo que más veces evita un problema. Los datos de salud son datos de categoría especial en el Reglamento General de Protección de Datos, con una protección reforzada, y en un programa de salud en la empresa aparecen por todas partes.
El principio general
El tratamiento de datos de salud está prohibido salvo que concurra una de las excepciones previstas en el RGPD. En el ámbito laboral, las vías que suelen aplicar son el cumplimiento de obligaciones en materia de salud y seguridad en el trabajo, la medicina preventiva y laboral con las garantías correspondientes, y el consentimiento explícito, que en la relación laboral se analiza con cautela precisamente por el desequilibrio de poder.
Consecuencia práctica: el consentimiento no es la solución fácil. Que alguien firme un papel no legitima cualquier tratamiento si la finalidad no es legítima o si el dato no es necesario.
Qué puede manejar la empresa
- La conclusión de aptitud de la vigilancia de la salud: apto, apto con limitaciones, no apto. Y las limitaciones expresadas en términos de tareas.
- Datos agregados y anonimizados sobre el estado de salud colectivo, con tamaños de grupo suficientes.
- Datos administrativos de la baja: existencia, fechas y duración, que necesita para la gestión laboral.
- Información que la persona comparta voluntariamente, sin que se le pueda exigir ni condicionar nada a ello.
Qué no puede
- Conocer el diagnóstico de una baja o de un reconocimiento.
- Pedir informes médicos a la persona como condición para nada.
- Acceder a la historia clínica o a los resultados de pruebas.
- Solicitar al proveedor sanitario información individual de sus pacientes.
- Cruzar datos de salud con evaluación de desempeño, promoción o retribución.
- Monitorizar datos de actividad, sueño o constantes de forma individual, con pulseras o aplicaciones, aunque haya un consentimiento firmado.
La pregunta que resuelve la mayoría de las dudas: ¿necesito este dato individual para tomar una decisión que me corresponde? Si la respuesta es no, no debería estar en ninguna parte de mi organización.
Cómo se diseña un programa conforme
- Separación de circuitos. Los datos clínicos se quedan en el proveedor sanitario, sujetos a secreto profesional. La empresa recibe solo agregados.
- Encargado de tratamiento con contrato que defina finalidad, medidas de seguridad, plazos de conservación y prohibición de usos secundarios.
- Información previa clara a la plantilla: qué se recoge, para qué, quién accede, cuánto se conserva y cómo ejercer sus derechos.
- Minimización. Recoger solo lo necesario para la finalidad. La tentación de aprovechar para preguntar más cosas es el error más común.
- Participación voluntaria y sin consecuencias por no participar, ni positivas ni negativas. Un incentivo económico por participar en un programa de salud es una zona delicada.
- Umbrales de agregación definidos por escrito antes de empezar.
- Evaluación de impacto si el tratamiento lo requiere por su alcance o naturaleza, valorada con tu delegado de protección de datos.
Qué exigir a un proveedor
- Que sea encargado de tratamiento con contrato firmado, no un simple prestador informal.
- Que se comprometa a no entregar información individual a la empresa, por escrito y sin excepciones.
- Que defina el umbral mínimo de grupo para cualquier dato desagregado que entregue.
- Que explique dónde se alojan los datos y con qué medidas de seguridad.
- Que aclare qué pasa al terminar el contrato con la información.
- Y que la historia clínica de cada persona quede en su ámbito asistencial, accesible para ella y no para su empleador.
Por qué esto es más que cumplimiento
Porque un programa de salud funciona con confianza o no funciona. La primera pregunta que se hace alguien antes de contar que le duele la espalda es si eso va a llegar a su jefe. Si la respuesta no es un no rotundo y creíble, no lo cuenta, y el programa se queda sin la información que necesita para servir de algo.
Lo hemos visto: la parte del lanzamiento que más sube la participación no es la promesa de beneficios, es la explicación concreta de qué no va a saber la empresa. Cumplir la norma y que el programa funcione apuntan, por una vez, exactamente en la misma dirección.
Por qué en SOMA empezamos por la columna
Lo que este artículo describe es la condición para que un programa funcione: si la gente no confía en que su dolor no va a llegar a su jefe, no lo cuenta, y sin esa información no hay nada que tratar.
Empezamos por la columna porque es donde esa confianza se pone a prueba primero: el dolor de espalda es lo que la gente declara antes, y la forma en que se gestione ese primer dato decide si aparecerá el resto. Por eso los datos clínicos no salen de nuestro ámbito asistencial y la empresa recibe solo agregados, por escrito y desde el primer día.
Preguntas frecuentes
¿Puede la empresa conocer el diagnóstico de una baja?
No. Los datos de salud son de categoría especial en el RGPD y el diagnóstico está sujeto a confidencialidad. La empresa maneja la conclusión de aptitud, las limitaciones expresadas en tareas y los datos administrativos de la baja: existencia, fechas y duración.
¿Vale el consentimiento del trabajador para tratar sus datos de salud?
Con cautela. En la relación laboral el consentimiento se analiza con especial atención por el desequilibrio de poder, y no legitima un tratamiento si la finalidad no es legítima o el dato no es necesario. No es la solución fácil que a veces se presenta.
¿Puede la empresa dar pulseras de actividad a la plantilla?
Monitorizar de forma individual datos de actividad, sueño o constantes es una zona muy delicada, incluso con consentimiento firmado. Si se hace algo en esa línea, debe ser con datos agregados por grupo y revisado previamente con el delegado de protección de datos.
¿Qué hay que exigir a un proveedor de servicios de salud?
Contrato de encargado de tratamiento, compromiso escrito de no entregar información individual, umbral mínimo de grupo para cualquier dato desagregado, información sobre alojamiento y seguridad de los datos, y qué ocurre con ellos al finalizar el contrato.
¿Se pueden cruzar datos de salud con el desempeño?
No. Cruzar información de salud con evaluación de desempeño, promoción o retribución no es un tratamiento admisible, además de destruir por completo la confianza necesaria para que cualquier programa de salud funcione.
El siguiente paso
En nuestros programas los datos clínicos no salen del ámbito asistencial y la empresa recibe solo agregados. Lo ponemos por escrito antes de empezar.
Y si todavía no quieres hablar con nadie: nueve preguntas, tres minutos y te decimos por dónde empezar.
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Cómo lo trabajamos
Contenido divulgativo dirigido a responsables de RRHH y dirección. No sustituye el asesoramiento de tu servicio de prevención de riesgos laborales, de tu gestoría ni una valoración sanitaria individualizada.